Assetmanagement van de ondergrond

Doel
In 2015 is de Community of Practice “Asset Management van de Ondergrond” (CoP-AMO) van start gegaan. Doel van deze CoP-AMO is om te onderzoeken of en hoe “asset management” vorm kan geven aan ondergrondbeheer.

Bij asset management staan de kwetsbaarheid / risico’s, prestaties / kosten van assets centraal. Door in deze drie aspecten inzicht te geven, kunnen de assets beter beheerd worden. Assets zijn traditioneel dingen, zaken die zijn aangelegd. Maar kijkend naar de ondergrond kan het ook gaan om (ecosysteem)diensten die de ondergrond van nature levert (“natuurlijk kapitaal”). Dan gaat asset management niet meer over het in stand houden van “dingen” maar om het onderhouden van functies. In de CoP AMO hebben de gemeente Rotterdam, gemeente Utrecht, RWS en IenM, Witteveen+Bos en Deltares, asset management- en ondergrondbeheerkennis, ervaringen en best practices uitgewisseld en aan de hand van 2 cases gewerkt aan de ontwikkeling van een praktisch inzetbaar asset management systeem voor de ondergrond.

Noodzaak ondergrond
De ondergrond wordt steeds meer herkend en ingezet bij het oppakken van maatschappelijke opgaven en het vervullen van maatschappelijke behoeften. In Nederland hebben we het dan over opgaven zoals klimaatverandering, watervoorziening en –veiligheid, voedselvoorziening, verstedelijking, gezonde leefomgeving, mobiliteit en transport, grondstoffen- en energievoorziening. Door toenemende druk op de ruimte en gebruik van de functies die de ondergrond biedt wordt de noodzaak tot ondergrondbeheer steeds belangrijker.

Bodemfuncties
Vanwege onbekendheid met wat onder onze voeten allemaal aanwezig en mogelijk is, worden functies vanuit de ondergrond nu nauwelijks ingezet. Er worden in het stedelijk gebied talloze projecten uitgevoerd waarbij het ruimtegebruik ervan in de ondergrond onbewust ten koste gaat van andere functies. Daardoor worden kansen gemist en er ontstaat in sommige gevallen schade.

Door met de bril van assetmanagement naar de ondergrond te kijken, worden de waarde en het belang van de ondergrond voor het functioneren van de stad, nu en in de toekomst, duidelijk zichtbaar. Dit draagt uiteindelijk bij aan de kwaliteit van de leefomgeving, voor de gebruikers en bewoners. Onderwaardering van de ondergrond is letterlijk en figuurlijk aan de orde. Assetmanagement kan helpen om de waardering van de ondergrond een plek te geven in investeringsprogramma’s die nu voor een aantal kapitaalgoederen vanzelfsprekend is.

Waarom AMO?
Door de decentralisatie komt verantwoordelijkheid voor ondergrondbeheer bij decentrale overheden te liggen. AMO kan gestructureerde methode bieden om hier invulling aan te geven;

• Besparing: voorkomen kosten en vermeden baten (minder graaf en hinder kosten en (Faal)kosten);
• Toenemende drukte in ondergrond het maken van afwegingen steeds lastiger wordt. Op basis van welke gegevens maak je keuzes? Het in kaart brengen van waarden, risico’s en kosten kan beslissingen ondersteunen;
• Asset management kan een taal bieden om beter tussen verschillende beleidsvelden, maar ook tussen verschillende managementlagen te overleggen en communiceren over de keuzes die gemaakt worden.

Resultaten
AMO begint op strategisch niveau, bij de plannen en ambities van de gemeente. In stap 1 worden de doelen en ambities (maatschappelijke opgaven) van de organisatie verzameld en gekeken hoe de ondergrond kan bijdragen om deze doelen te halen. Wanneer dit het geval is, wordt dat vastgelegd in een Strategisch Asset management Plan (SAMP). Op het moment dat vastgesteld is wat de benodigde prestaties van assets zijn, moeten activiteiten worden uitgevoerd om hieraan te kunnen voldoen. Dit is het moment dat het asset management proces overgaat naar operationeel niveau: Hoe we de ondergrond inzetten en waar, hoe beheer plaats gaat vinden, risico’s worden beheerd en budget wordt ingezet wordt vastgelegd in stap 2: in het Asset Management Plan (AMP). Omdat asset management in de meeste gemeentes nu niet is ingevuld voor de ondergrond, geeft het projectniveau handelingsperspectief om asset management van de ondergrond te gaan implementeren. Op projectniveau worden concrete plannen gemaakt en uitgevoerd. In stap 3 worden de plannen in praktijk geïmplementeerd. Daarbij is het van belang om voor de ondergrond te blijven checken of de doelstellingen worden geborgd. Stap 4: beheer en leer. Door middel van continu meten en monitoren wordt gecheckt of de vastgestelde functies en bijhorende assets nog voldoen aan de plannen en ambities van de organisatie en vice versa. Dit maakt het mogelijk om te leren en bij te sturen tijdens uitvoering, om zo uiteindelijk de organisatiedoelen zo goed en effectief mogelijk te bereiken. Evaluatie en terugkoppeling binnen verschillende stappen is essentieel voor de werking van asset management.

Conclusie
Er ligt nu een blauwdruk voor AMO, maar deze is nog niet af. AMO lijkt op het juiste spoor te zitten door asset management te gebruiken voor ondergrondbeheer, maar er zijn nog een aantal worstelingen:

1. Het is lastig om van strategisch naar operationeel niveau te gaan. Op strategisch niveau ondergrondfuncties identificeren die bijdragen aan stedelijke doelstellingen is één ding, maar de doorwerking naar daadwerkelijke inzet in projecten is lastig. Dit vraagt om een andere manier van werken. Waarbij de beheerders en ondergronddeskundigen meedenken bij de planvorming en waarbij meer in gebiedsbeheer wordt gedacht dan in losstaande projecten;
2. Het is lastig om van objecten naar functies te gaan in asset management en in projecten Vaak wordt worden projecten als business as usual opgepakt. Alternatieven onderzoeken vraagt om een helikopter blik en de mogelijkheid en wil om meekoppelkansen te zien. In veel projecten wordt dat gezien als extra werk, of de projectdynamiek leent zich niet voor een bredere blik, waardoor kansen niet verzilverd kunnen worden;
3. Doelstellingen SMART maken, meten en monitoren en leren: hoe realiseer je dat binnen een gemeente? De gemeente is niet ingericht op asset management van natuurlijke functies binnen gebieden, maar werkt vaak projectgericht. Ook dit vraagt om een andere manier van werken;
4. Hoe passen we AMO in, in de huidige gemeentelijke omgeving? Er zijn meerdere betrokkenen. Is het nodig om vanuit het management fiat te krijgen om AMO toe te gaan passen en de manier van werken drastisch aan te passen. Of kunnen we met kleine stapjes al aan de gang (laaghangend fruit)?

Zoals aangegeven moet de bewoording/taal beter aansluiten/ herkenbaar zijn bij betrokkenen.